Wie lassen sich projektbezogene Kontaktdaten im Rahmen eines Aufgabenbereichs effizient, sicher und zukunftsfähig organisieren? Für einen konkreten Projekt-Einsatz stand der Ritterbach Verlag aus Erftstadt vor dieser Frage und fand mit SmartWe die passende Lösung. Ein Beispiel dafür, wie cloudbasiertes CRM als Ergänzung in einem bestimmten Bereich Entlastung schafft und Prozesse nachhaltig verbessert.
Projektbezogene Daten als Ausgangspunkt
Als Fachverlag im Bildungswesen hat sich die Ritterbach Verlag GmbH aus Erftstadt auf Themen rund um das Schulrecht in Nordrhein-Westfalen, Fortbildungen für Lehrerinnen und Lehrer sowie das große Feld der Berufsorientierung für Schülerinnen und Schüler spezialisiert. Zum Portfolio gehören Fachzeitschriften, Bücher sowie diverse Online-Plattformen wie u.a. schuledigital.jetzt, schul-welt.de und bwp-nrw.de.
Für die regulären Verlagsgeschäfte inklusive Kundenkontakt und Onlineshop verfügt der Ritterbach Verlag über eine etablierte, umfangreiche Datenbankstruktur. Für einen bestimmten Bereich suchte der Verlag jedoch gezielt nach einer CRM-Lösung, um diese projektbezogenen Informationen zu verwalten.
Ziel war es, für diesen Aufgabenbereich verteilte Informationen zusammenzuführen, die schnelle Suche und Filterung der Daten zu ermöglichen, Dubletten zu verhindern und auf diese Weise einen einheitlichen Wissens- und Informationsstand zu erreichen.
Gemeinsame Datenbasis für höhere Transparenz
Bei der Auswahl fielen mehrere Aspekte ins Gewicht: „Das CRM sollte einfach verständlich sowie intuitiv und leicht zu bedienen sein. Als Cloud-Lösung sollte es außerdem ohne eigenes Hosting auskommen und ortsunabhängig den mobilen Zugriff ermöglichen“, erläutert Ute Dötsch, Vertriebsmitarbeiterin beim Ritterbach Verlag. Ebenso wichtig waren ein hoher Datenschutzstandard und DSGVO-Konformität sowie ein Serverstandort in Deutschland. Darüber hinaus legte der Verlag Wert auf Flexibilität der Lösung, um das CRM den eigenen Anforderungen anzupassen.
„Die kompetente Beratung und Hilfsbereitschaft des SmartWe Teams hat uns bei offenen Fragen geholfen und es ermöglicht, die Lösung an unsere individuellen Anforderungen anzupassen."
Ute Dötsch
Vertriebsmitarbeiterin beim Ritterbach Verlag
Entscheidung für Flexibilität und Sicherheit
SmartWe erfüllte diese Anforderungen: Neben der Anpassungsfähigkeit an die individuellen Bedürfnisse überzeugte das ausgewogene Preis-Leistungs-Verhältnis sowie das flexible Abonnementmodell ohne Mindestlaufzeit. Dieses erlaubt es, Benutzer jederzeit hinzuzufügen oder zu entfernen. Auch beim Datenschutz erfüllte die fair.digitale CRM Lösung die Anforderungen rund um DSGVO-konforme Datenverarbeitung mit deutschem Serverstandort.
Hinzu kam die persönliche Betreuung: „Die kompetente Beratung und Hilfsbereitschaft des SmartWe Teams hat uns bei offenen Fragen geholfen und es ermöglicht, die Lösung an unsere individuellen Anforderungen anzupassen“, so Dötsch.
Zeitersparnis bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben
Seit Einführung ermöglicht SmartWe einen Überblick der projektbezogenen Kontaktinformationen, die für die Mitarbeitenden des Bereichs hilfreich und relevant sind. Informationsfluss und -transparenz zwischen Mitarbeitern gestalten sich im Vergleich spürbar besser und effizienter. So können beispielsweise verknüpfte Kontaktinformationen wie zum Beispiel archivierte E-Mails oder Dokumente schneller wiedergefunden werden, Dubletten werden vermieden. Mit der Möglichkeit, entsprechende Adressdaten einfacher und schneller zu filtern, beschleunigt sich mit SmartWe die Erstellung passgenauer Verteiler und spart so monatlich im Schnitt bis zu zwölf Stunden Zeit beim Versand der Mailings.
Ausblick: Weiterer Ausbau geplant
Aufgrund der positiven Erfahrungen plant der Ritterbach Verlag, den Einsatz von SmartWe weiter auszubauen: Weitere interne Prozesse sollen in SmartWe abgebildet, Schulen als Kontakte aufgenommen, weitere neue Mandanten für ein weiteres Projekt angelegt und konfiguriert sowie die Nutzung auf Partner ausgeweitet werden.
Weitere Informationen unter: www.ritterbach.de/
