In einer Branche, die oft als nüchtern und technikgetrieben gilt, beweist die Fondsbörse Deutschland Beteiligungsmakler AG, dass Digitalisierung auch anders geht: individuell, durchdacht und mit einem echten Mehrwert für die Menschen hinter dem Prozess. Das Hamburger Unternehmen hat sich als Pionier und Marktführer im Handel mit geschlossenen Fonds etabliert und nun einen weiteren strategischen Schritt vollzogen: Mit der Einführung des Cloud CRM SmartWe wurden die Weichen gestellt für effizientere Vertriebsprozesse, eine transparentere Kundenkommunikation und mehr Dynamik im operativen Alltag.
Die Fondsbörse Deutschland Beteiligungsmakler AG ist seit fast zwei Jahrzehnten die erste Adresse im deutschen Zweitmarkt für geschlossene Fonds. Unter dem Dach der Wertpapierbörsen in Düsseldorf, Hamburg und Hannover agiert sie initiatorenunabhängig, transparent und kundennah. Zusätzlich wird mit der Marke Fondsbörse Private Markets der außerbörsliche Handel für Spezialfonds gebündelt. Ein Tochterunternehmen bietet darüber hinaus digitale Zeichnungs- und Abwicklungslösungen für Private Markets-Produkte – ein wachsendes Segment, das smarte IT-Strukturen verlangt.
"Wir brauchen ein CRM, das zu uns passt – nicht umgekehrt"
Die Herausforderung: Für die neuen Geschäftsfelder das passende CRM-System finden, mit dem die neuen Prozesse abgebildet sowie die Kundenbeziehungen gepflegt und ausgebaut werden können. „Wir haben gemerkt, dass wir mit den gängigen Microsoft Anwendungen an strukturelle Grenzen stoßen“, erklärt Stefan Gieseke, der als Projektverantwortlicher die Einführung von SmartWe maßgeblich begleitet hat. „Was fehlte, war eine Lösung, mit der wir unsere Prozesse sauber abbilden, aber auch weiterentwickeln können.“
Bereits zu Beginn des Auswahlprozesses im August 2023 war klar: Standardlösungen reichen nicht aus – zu starr, zu unflexibel. SmartWe überzeugte hingegen durch die Fähigkeit, sich flexibel an bestehende Strukturen anzupassen – nicht umgekehrt. Ebenso überzeugte die intuitive Bedienung und die Möglichkeit zur feingliedrigen Rechtevergabe.
„Wenn ein flexibles CRM-Tool gesucht wird, das die eigene Unternehmenslogik abbilden kann – dann ist SmartWe genau das Richtige.“
Stefan Gieseke
Projektmanager Deutsche Fondsbörse
Einführung mit Augenmaß und echtem Praxisnutzen
Anstatt auf einen fixen Endpunkt hin zu arbeiten, setzten die Verantwortlichen auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, ein Ansatz, der sich als goldrichtig erwies. „Der Nutzen ist kontinuierlich mitgewachsen und heute sowohl in der täglichen Arbeit als auch in der strategischen Planung deutlich spürbar.“
Besonders hervor hebt Gieseke die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem SmartWe-Team: „Komplexe Anforderungen wurden stets lösungsorientiert umgesetzt. Wir wurden nicht mit Technik allein gelassen, sondern haben gemeinsam eine funktionierende Struktur aufgebaut. Die Expertise und Beratung des SmartWe Teams war für uns sehr wertvoll.“
Die Ergebnisse können sich sehen lassen: Der Vertrieb profitiert seither von besserer Auswertung, effizienterer Steuerung und höherer Transparenz. Aktivitäten wie Telefonate, Mailings oder Angebotsprozesse lassen sich gezielt analysieren und dokumentieren. Auch das Projektmanagement hat von der Zielgruppenauswahl bis zur Auswertung des Projektstands an Stringenz gewonnen.
Für die Mitarbeitenden bedeutet das: weniger manuelle Routinen, mehr Überblick, höhere Akzeptanz. „Die appbasierte, intuitive Bedienung kommt gut an. Das System ist im Alltag für alle einfach nutzbar“, sagt Gieseke.
CRM als strategischer Hebel
Besonders in der Weiterentwicklung zeigt sich die Stärke von SmartWe: Dokumentenvorlagen für Teaser, Exposés oder Vertraulichkeitserklärungen beschleunigen Prozesse, Management-Reports ermöglichen datenbasierte Entscheidungen. Der Blick geht dabei klar nach vorn: Die Integration weiterer Bereiche befinden sich bereits in der Umsetzung.
Fazit: Digitalisierung mit Substanz
Mit SmartWe hat die Fondsbörse Deutschland nicht einfach ein neues Tool eingeführt – sie hat eine Grundlage geschaffen, um Kundenbeziehungen strategisch, effizient und individuell zu gestalten. Oder wie Stefan Gieseke es formuliert: „Wenn ein flexibles CRM-Tool gesucht wird, das die eigene Unternehmenslogik abbilden kann – dann ist SmartWe genau das Richtige.“
Mehr Informationen unter: Fondsbörse Deutschland
