Datenschutzerklärung für das Google Workspace Add-in

Verantwortliche Stelle

Hersteller des Add-ins ist die

SmartWe World SE
CAS-Weg 1–5
76131 Karlsruhe
Deutschland

Vertreten durch den Vorstand Martin Hubschneider

Installation des Add-Ins

Beim Herunterladen und Installieren des Google Workspace Add-ins werden Informationen an Google übermittelt. Welche Daten dabei verarbeitet werden, richtet sich nach den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Google.
Auf diese Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Eine Verarbeitung dieser Daten durch die SmartWe World SE erfolgt nicht.

Beschreibung des Add-ins und Verarbeitungszwecke

Das Google Workspace Add-in ermöglicht es, ausgewählte Inhalte aus Google-Diensten in SmartWe zu übernehmen und im CRM-Kontext weiterzuverarbeiten.

Dies umfasst insbesondere:

Übertragung von E-Mails aus Gmail in SmartWe
Übertragung von Kalenderterminen aus Google Calendar in SmartWe
Anzeige von SmartWe-Daten im Kontext von E-Mails und Terminen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, um vom Nutzer initiierte Inhalte aus Gmail oder Google Calendar in SmartWe zu übertragen, dort anzuzeigen und im CRM-Kontext weiterzuverarbeiten. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung erfolgt nicht.

Erforderliche Berechtigungen und Nutzung von Google APIs

Das Add-in verwendet Google APIs (insbesondere Gmail und Google Calendar APIs).

Hierfür werden im Rahmen der OAuth-Authentifizierung entsprechende Zugriffsberechtigungen („Scopes“) angefordert, z. B.:

Zugriff auf Gmail-Daten (Lesen und Übertragen von E-Mails)
Zugriff auf Kalenderdaten (Lesen und Übertragen von Terminen)

Diese Berechtigungen werden vor der ersten Nutzung angezeigt und müssen aktiv durch den Nutzer erteilt werden.

Nach der Installation und beim Öffnen des Add-ins kann dieses im Kontext der jeweils geöffneten E-Mail oder des Kalendereintrags auf entsprechende Daten zugreifen, soweit dies zur Bereitstellung der Funktionen erforderlich ist.

Es werden nur solche Daten verarbeitet, die zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion technisch erforderlich sind (Datenminimierung).

Erforderliche Daten zur Nutzung

Für die Nutzung des Add-ins ist ein SmartWe-Konto erforderlich. Dieses wird durch einen Administrator Ihrer Organisation bereitgestellt.

Zur Anmeldung werden verarbeitet:

Mandant (zur Zuordnung Ihrer Organisation)
Benutzername
Passwort

Die Authentifizierung erfolgt gegenüber dem SmartWe-System Ihrer Organisation.

Kategorien verarbeiteter Daten

Daten aus dem Google Workspace

Das Add-in kann im Kontext einer geöffneten E-Mail oder eines Kalendereintrags auf entsprechende Daten zugreifen, um die Funktionen des Add-ins bereitzustellen (z. B. Anzeige kontextbezogener Informationen).

Eine weitergehende Verarbeitung, insbesondere die Übertragung von Daten in SmartWe, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer aktiven Handlung des Nutzers.

Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

a) Gmail-Daten

Absender, Empfänger
Betreff
Datum und Uhrzeit
E-Mail-Inhalte
Anhänge

b) Kalenderdaten

Terminname
Datum und Uhrzeit
Teilnehmer
Ort und Beschreibung
Google Meet-Link
Google Calendar Anhänge

c) Kontoinformationen

Google Account-ID
E-Mail-Adresse
OAuth-Token (temporär zur Authentifizierung gegenüber Google)

[GOOGLE] OAuth-Tokens von Google werden zur Authentifizierung gegenüber Google APIs verwendet und können zu diesem Zweck gespeichert werden. Die Speicherung erfolgt ausschließlich zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Google Workspace und SmartWe im Namen des Nutzers. Eine Nutzung zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

[GOOGLE] Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Einklang mit den Google API Services User Data Policy (insbesondere den Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung)

Daten aus der SmartWe

Das Add-in kann Links (Deep Links) bereitstellen, über die Nutzer direkt auf zugehörige Datensätze in SmartWe zugreifen können. Dabei werden ausschließlich technische Referenzen (z. B. interne Identifikatoren) verwendet. Der Zugriff auf die Inhalte ist nur nach entsprechender Authentifizierung im SmartWe-System möglich.

Nach erfolgreicher Authentifizierung können in den Einstellungen des Add-ins Informationen zum Nutzerkonto (z. B. Mandant und Benutzername) angezeigt werden. Diese Daten werden ausschließlich zur Darstellung im Add-in verwendet und nicht dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Bereitstellung der Funktionen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und funktionsfähigem Betrieb)

Speicherung und Datenverarbeitung

Die im Rahmen der Nutzung des Add-ins übertragenen Daten werden innerhalb Ihrer SmartWe-Umgebung gespeichert.

Ein Zugriff durch die SmartWe World SE oder beauftragte Dienstleister erfolgt ausschließlich auf Weisung Ihrer Organisation, z. B. im Rahmen eines Supportfalls.

Die über Google APIs erhaltenen Daten werden durch die SmartWe World SE ausschließlich zur Bereitstellung der Add-in-Funktionen verwendet. Sie werden nicht für Werbezwecke genutzt, nicht verkauft und nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen oder zum Training von Modellen verwendet.

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von SmartWe finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung von SmartWe.

Google verarbeitet Daten im Rahmen von Google Workspace als eigenständiger Verantwortlicher. Auf diese Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Übermittlung an Dritte

Eine Übermittlung der durch das Add-in verarbeiteten Daten an Dritte durch die SmartWe World SE erfolgt nicht.

Eine Verarbeitung durch Google erfolgt ausschließlich im Rahmen der Nutzung von Google Workspace und unterliegt deren Datenschutzbestimmungen.

Protokolldaten

Zur Sicherstellung des technischen Betriebs und zur Fehleranalyse können technische Protokolldaten (z. B. Systemereignisse und Fehlermeldungen) verarbeitet werden. Diese Daten dienen ausschließlich der Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebs und werden nach spätestens einem Monat gelöscht.

Kommunikationsmöglichkeiten

Bei Fragen oder Anliegen können Sie uns kontaktieren:
E-Mail: info@smartwe.world

Datenschutzbeauftragter

Thomas Heimhalt
DATENSCHUTZ perfect GmbH
E-Mail: datenschutz@smartwe.world

Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 07.05.2026.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder bei Änderungen des Add-ins anzupassen. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Version.